Met de zomervakantie nog in het achterhoofd probeer ik het relaxte vakantiegevoel zo lang mogelijk vast te houden. Onder de Italiaanse zon lijkt niks echt urgent en ook in het ritme van de Spanjaarden lijkt ons gehaast opeens absurd.
Eenmaal thuis is het echter best lastig om dat vakantiegevoel tijdens ondernemen vast te houden… Hoe zorg je dat je toch relaxt weer aan het werk gaat.
Wat is urgent en wat is belangrijk
E-mails, Social media, appjes, telefoontjes… Al deze ad-hoc, tussendoor taakjes geven ons een mega productief gevoel, maar helpen ons bedrijf vaak niet verder.
Voor je je op je overvolle inbox stort na de vakantie, maak nou eens eerst een lijst met taken die je wekelijks doet in je bedrijf.
Welke van deze taken zijn nou echt belangrijk voor jouw bedrijf of voor je klanten? En welke taken zijn zo urgent dat je ze nu moet doen?
Eisenhouwer heeft hier een mooi kwadrant van gemaakt, waarin je de taken kan verdelen in urgent, niet urgent, belangrijk en niet belangrijk. Kijk naar die taken die jij op hebt geschreven, in welk kwadrant vallen ze eigenlijk?
Voor mij valt mijn business boost bijvoorbeeld in niet-urgent, maar wel belangrijk, ik plan dit samen met klanten in zodat we er tijd voor kunnen maken.
Mijn administratie is urgent, maar niet essentieel voor mij, je kan zeggen ‘niet-belangrijk’ daarom besteed ik het uit. En die e-mails? Niet urgent, maar kan belangrijk zijn, dus reserveer ik tijd voor (zie ook alinea 2).
Je zou dit model elke dag langs je to do lijst kunnen leggen, zo zorg je dat je nooit in ad-hoc, onbelangrijke dingen vervalt, maar de écht urgente dingen doet en tijd houdt voor de belangrijke dingen in je bedrijf.
Batch activiteiten
Nog een tip voor niet-urgente activiteiten is het batchen van activiteiten. Ik betrapte me er zelf op dat ik veel te lang met Social Media bezig was. Voor ik het wist was ik een hele middag bezig met Instagram en voelde ik alsof ik niks gedaan had.
Nu zet ik een vaste tijd voor dit soort taken. Een uurtje voor social, een uurtje voor e-mails. Ik zet hiervoor ook een wekker, rond dan alles netjes af, ga dan verder met andere dingen en houd me dus ook echt aan die tijd!
Het grappige van dit systeem is dat als je jezelf een half uur geeft voor een taak, dat je opeens die taak ook in een halfuur afrondt. Zelfs al zou ik mezelf een half uur voor een blog geven, heb ik misschien niet de héle blog af, maar ben ik op 85% – geef ik me voor diezelfde blog 4 uur, dan heb ik ook echt 4 uur nodig voor die taak…
Een deadline, ook al leg je die jezelf op, helpt dus echt om sneller en efficiënter te werken.
Combineer je deze truc met het batchen van activiteiten en je hebt in no time al je to do’s af.
Kleinere to do list
Een to do list kan goed werken, maar wij zijn gewend om een to do lijst zo lang mogelijk te maken, alle taakjes die ons te binnen schieten, schrijven we op.
Echter kan dit heel demotiverend werken, een to do lijst die nooit afkomt (hoezo vakantiegevoel?)
Ik kreeg laatst een goede tip van een andere onderneemster. Maak een to do lijst voor de komende 2 uur, waarin je een aantal taken plant die samen ongeveer 1.5 a 1.45 uur duren.
Valt een taak tegen, dan heb je wat speelruimte om het toch binnen 2 uur af te maken.
Ben je eerder klaar? Dan is het belangrijks dat je dus niet nog een taak gaat doen… Tijd voor een cappuccino in de zon – aah dat vakantiegevoel!
Uurtje eerder offline
Het lekkere aan vakantie is dat je even een paar weken niks hoeft beantwoorden… Dus zo belangrijk en urgent is je werk niet meer. Dat is een fijn gevoel en iets om door te zetten na je vakantie. Probeer eens uit wat het effect is als je gewoon na 16:00 uur niet meer je mail beantwoordt. Beter nog, ga na een bepaalde tijd helemaal offline, zodat je ook niet afgeleid wordt door appjes en gemiste telefoontje, want ondanks dat je er misschien niks mee doet op het moment, gaan je hersenen wel weer in werkstand en je staat ook op je vrije middag weer ‘aan.’
Wel bereikbaar blijven voor vrienden en familie? Schaf een werk en een privé mobiel aan, zo kan je werk letterlijk uitschakelen
Wijntje in de avondzon iemand?